Sfida #002 – Cronaca di un report inutile

Il Problema

Ogni mese i team locali devono inviare un report vendite alla direzione. Questo report deve contenere:

• qualsiasi informazione utile per capire l’andamento delle vendite;
• un commento sintetico su come sia andato il mese e quali siano state le difficoltà;
• grafici aggiornati con confronti di varia natura.

Uno dei team leader, all’ennesima sollecitazione per la consegna puntuale dei documenti da parte del segretario di direzione, invia una mail di protesta formale, mettendo in copia anche gli altri team leader:

Buongiorno a tutti,
ogni mese perdiamo ore per questo report, perché il modello Excel che ci siamo creati è lento e si blocca continuamente, a causa della continua aggiunta di dati che, peraltro, dobbiamo recuperare e copiare da 3 software diversi (oltre a convertirli, visto che i formati sono incompatibili tra loro).
A proposito di questi ultimi, poi, vorrei far notare che nessuno ci ha fornito indicazioni in merito alle informazioni rilevanti su cui ci dobbiamo concentrare: mi domando, a questo punto, se i report siano uguali per ogni team.
La direzione, poi, non dà mai feedback in merito: lo leggono? Lo usano? Fanno davvero confronti? A questo punto, mi chiedo: serve davvero tutto questo sforzo che priva il mio team del tempo che potremmo sfruttare per dedicarci alle vendite?
Rimango in attesa di un vostro riscontro.
Buona giornata e buon lavoro.

Le prime risposte non si fanno attendere.
Un altro team leader risponde:

Buongiorno a tutti, noi non abbiamo mai usato excel per collezionare i dati: di solito, usiamo word e poi creiamo un pdf.
Ma voi che informazioni inserite? Mi mandate il vostro template (vuoto, ovviamente, per non infrangere la policy aziendale)?
Grazie.

E, di seguito, una serie di botta e risposta.

Situazione attuale

Ogni mese, i team locali affrontano con crescente frustrazione l'appuntamento con il report vendite.
La procedura è interamente manuale: i dati vengono recuperati da tre software diversi, spesso con formati incompatibili e poi copiati a mano in un file Excel pesante, traballante, che va in crash a ogni modifica.
C’è chi ha creato un proprio modello Word, chi manda PDF colorati, chi allega tabelle sparse e commenti liberi.
Nessun template ufficiale, nessuna linea guida condivisa, nessuna certezza su cosa serva davvero.
Il risultato è un collage di documenti incoerenti, soggettivi, faticosi da produrre e ancor più da leggere.
Nel frattempo, in direzione nessuno dà segni di vita. Non arrivano feedback, osservazioni, né modifiche.
Il dubbio si insinua: questo report serve a qualcuno? O viene scaricato e lasciato a prendere polvere nella cartella “Report vendite > Archivio”?

Cosa ci dice questo caso?

• se tutti fanno la stessa cosa in modo diverso, è segno che manca un processo chiaro e condiviso. In questo caso, il report non è un’attività aziendale: è una libera interpretazione individuale;
• la tecnologia non basta, se il metodo è sbagliato: copiare e incollare dati da tre gestionali diversi è già inefficiente. Farlo su un file che si blocca a ogni modifica è semplicemente folle;
• quando manca uno scopo esplicito, l’operatività si svuota di senso: se i team non sanno chi legge il report, perché lo scrivono? E se la direzione non riceve informazioni confrontabili, che uso può farne davvero?
• senza feedback, nessun miglioramento è possibile: la comunicazione è unidirezionale e sterile. Nessuno sa cosa viene apprezzato, cosa va migliorato, o se vale la pena continuare;
• il tempo che viene sprecato in attività non coordinate è tempo tolto a quelle che generano valore. E in questo caso, il tempo tolto è quello del team vendite.

Come si risolve?

Un report è utile solo se serve a prendere decisioni. Per questo non basta chiederlo: bisogna progettarlo.
Serve chiarezza sul perché, sul chi, sul come.
Serve uno strumento condiviso, sostenibile e leggibile. Servono una domanda ben posta, dei feedback continui e una cultura in cui i dati non si collezionano per dovere, ma si usano per agire.
Vuoi che il tempo speso nei report torni a generare valore?