La Piramide dei Sistemi Informativi
Un modello semplice (e attualissimo) per capire i sistemi informativi

In un’epoca in cui ogni azienda che opera nell’ICT promette soluzioni infallibili per domare la complessità, sembra che basti scegliere “il tool giusto” per risolvere i problemi decisionali delle aziende. Tutti hanno il proprio Santo Graal: ERP intelligenti, CRM predittivi, dashboard che brillano come luci a Times Square. Eppure, con tutta questa abbondanza tecnologica, la realtà resta spesso disallineata.

In controtendenza, voglio proporre un modello ideato oltre trent’anni fa, ma che resta sorprendentemente attuale: la Piramide dei Sistemi Informativi. Un approccio tanto essenziale quanto potente, capace di spiegare con chiarezza ciò che accade – o dovrebbe accadere – tra i dati e le decisioni.

La piramide si compone di tre livelli: Electronic Data Processing (EDP), Management Information System (MIS) e Decision Support System (DSS).

Tre sigle, tre funzioni, un solo flusso di valore: dal dato grezzo all’azione consapevole.

Dati, informazioni, decisioni

Alla base della piramide c’è l’EDP, il livello operativo che raccoglie e archivia dati. È il regno delle transazioni quotidiane, dei flussi provenienti dai sistemi ERP, delle anagrafiche, delle mail, dei sensori IoT. In azienda, l’EDP lavora instancabilmente, accumulando enormi quantità di elementi sparsi: numeri, codici, timestamp. Usiamo un’immagine: è come avere un marinaio su una caravella, intento a scrutare l’orizzonte e a registrare ogni cambiamento di vento, di temperatura dell’aria, di colore delle nuvole… e magari anche a sorseggiare un po’ d’acqua di mare per annotarne la salinità. Un lavoro certosino, spesso necessario, talvolta inutile ma sempre sottovalutato.

Il secondo livello, il MIS, ha il compito di trasformare quei dati in informazioni. Qui entriamo nel dominio dei report, dei KPI, della Business Intelligence. È un sistema che cerca pattern, che seleziona, che mette in relazione. Se l’EDP era il marinaio, il MIS è il nostromo: colui che, con l’esperienza della rotta e dell’equipaggio, interpreta i segnali e li sintetizza in una narrazione utile. È il punto in cui i dati cominciano a parlare, ma bisogna saperli ascoltare.

Infine, in cima alla piramide, troviamo il DSS, che rappresenta la capacità dell’azienda di prendere decisioni. È qui che le informazioni diventano azione, strategia, movimento. Il DSS è come il capitano, che ascolta il parere del nostromo, valuta le condizioni e decide: proseguire, virare, tornare in porto. È il luogo delle scelte, delle responsabilità, del rischio calcolato – o almeno, così dovrebbe essere.

Il paradosso dell’abbondanza

Ma nella pratica, cosa succede? Succede che la piramide spesso si deforma. L’EDP raccoglie tutto, anche il superfluo, spesso solo per ottemperare a obblighi normativi.

Il MIS riceve solo una parte di quei dati, li elabora in report standardizzati, e magari li lascia su una cartella condivisa, in attesa di qualcuno che li legga. Il DSS, dal canto suo, si muove in autonomia, cercando conferme e ispirazioni altrove: su riviste, trend di mercato, persino nei social.

Il risultato è una piramide sbilanciata. Un EDP ipertrofico, un MIS sotto-dimensionato, un DSS scollegato. Dati raccolti ma non usati. Informazioni elaborate ma ignorate. Decisioni prese senza alcun legame con i dati generati internamente.

Le metafore si sprecano, ma posso ricollegarmi a quello precedente: una nave in cui l’equipaggio passa ore a registrare meticolosamente quante volte è stato pulito il ponte e quanti grammi di sapone sono stati usati, mentre il nostromo, tra un registro e l’altro, legge l’oroscopo di Branko per redigere il report settimanale del pescato. Nel frattempo, il capitano, dopo aver visto un albatros morto sul ponte, decide che è meglio tornare indietro. Perché "porta sfortuna".

L’effetto delle frecce

Possiamo rappresentare tutto questo con tre frecce. Le frecce verdi indicano il flusso virtuoso: i dati che diventano informazioni e supportano decisioni. Le frecce rosse mostrano i dati inutilizzati, i report che nessuno legge, il valore perso. Le frecce gialle, infine, rappresentano ciò che MIS e DSS acquisiscono al di fuori del sistema, con costi aggiuntivi e rischi impliciti.

Quando le frecce rosse e gialle prendono il sopravvento, il timone si perde. E il paradosso è evidente: un’azienda ricca di strumenti, ma povera di direzione.

Rimettere in asse la piramide

Il modello della piramide non è solo una metafora. È una bussola. Ci ricorda che ogni strumento ha senso solo se serve a costruire un flusso coerente tra dati, informazioni e decisioni. Non serve aggiungere dashboard se il DSS decide sulla base di articoli di giornale. Non serve raccogliere più dati se poi nessuno li interroga. E non serve una business intelligence avanzata se il top management non ha tempo – o metodo – per ascoltarla.

Rimettere in asse la piramide significa riallineare tecnologia, processi e cultura. Vuol dire progettare sistemi in cui ogni livello parla con l’altro. Dove il marinaio, il nostromo e il capitano – metaforicamente parlando – siano davvero parte dello stesso equipaggio.

Autore
Enrico Parolin